Assistant(e) de direction F/H

Assistant(e) de direction F/H 

Assistanat 

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Présentation du poste

L'Assistant(e) de Direction joue un rôle pivot au sein de la filiale. Véritable bras droit de la direction, il/elle assure la fluidité de la gestion administrative, le suivi rigoureux de la trésorerie et la coordination des flux comptables. Ce poste nécessite une grande polyvalence, alliant missions classiques d’assistanat et responsabilités financières précises.

1. Missions de Gestion & Comptabilité (Cœur de métier)

• Suivi bancaire : Réception, pointage et analyse quotidienne des relevés.
• Opérations : Gestion des remises de chèques, exécution des virements transporteurs et suivi des prélèvements SEPA.
• Caisses : Gestion et contrôle de la caisse agence et de la caisse direction. Tenue hebdomadaire de la caisse conducteurs.
• Cartes Bleues : Suivi et justification des dépenses CB de la caisse agence.

Cycle Facturation & Recettes

• Facturation Clients : Émission et suivi via DIGIFAK.
• Facturation Fournisseurs : Réception, contrôle et saisie des factures (clients, transporteurs, organismes) dans l'ERP QUALIAC.
• Gestion des Recettes : Analyse des données via MATAWAN et établissement des notes de débit transporteurs.
• Suivi autorité administrative : Suivi précis des recettes, enregistrement des versements et préparation des écritures comptables (Pré-OD).

Suivi des Tiers & Sous-traitance

• Impayés : Traitement, relances clients et suivi des contentieux.
• Sous-traitance : Gestion complète du dossier (bordereaux, traitement, facturation et suivi).
• Note de Frais (NDF) : Contrôle et traitement des notes de frais de la direction.

2. Missions d'Assistanat de Direction

• Gestion du courrier : Réception, tri, enregistrement et expédition.
• Téléphonie : Accueil téléphonique, filtrage.
• Planification : Gestion des agendas complexes et organisation des réunions.

• Assurances : Gestion administrative des sinistres/accidents (création de dossiers, suivi, lien avec les experts et facturation).

Profil Recherché

Le candidat idéal ou la candidate idéale doit faire preuve d'une expérience sur un poste similaire, maîtrisant les mécanismes de comptes, le lettrage ainsi que l'ensemble du cycle de facturation. Au-delà de ces compétences techniques, une maîtrise avancée des outils informatiques est indispensable, notamment sur Excel

Doté(e) d’une excellente capacité rédactionnelle et d'une orthographe irréprochable, ce profil se distingue par une rigueur dans la tenue des échéances, telles que les clôtures de fin de mois ou la gestion des caisses.

En tant que bras droit de la direction, une discrétion absolue est attendue face à la confidentialité des données financières et stratégiques. Enfin, une grande polyvalence et une agilité intellectuelle seront nécessaires pour basculer d'une analyse comptable complexe à la gestion opérationnelle des urgences administratives quotidiennes.

Diplôme attendu : BTS Assistant de direction ou équivalent

Information complémentaire :

Si votre poste est en lien direct avec la sécurité des personnes et des biens vous serez susceptible de faire l'objet d'une enquête administrative.
Décret n°2017-757 du 3 mai 2017 et n°2022-770 du 2 mai 2022.

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