Assistant de Direction F/H

Keolis est un des leaders mondiaux de la mobilité partagée et le partenaire privilégié des Autorités Organisatrices de Mobilité. En 2023, le Groupe a connu une croissance significative avec un chiffre d'affaires de 7 milliards d'euros. Présent dans 13 pays, nos 68 100 collaborateurs œuvrent chaque jour à la proposition d'une alternative crédible à la voiture individuelle et ainsi à l'accélération de la transition écologique. 

Notre ambition est d'imaginer et de déployer des mobilités sûres et durables, au service de chaque territoire, pour une meilleure qualité de vie de tous et de chacun

 Avec plus de 5000 collaborateurs et 2750 véhicules, la branche Île-de-France organise et gère près de 30 filiales du Groupe Keolis dans la région capitale, opérant des solutions de transport en commun pour le compte d'Île de France Mobilités.

Rejoindre Keolis Île-de-France, c'est exercer une activité professionnelle porteuse de sens et contribuer à la réalisation quotidienne d'une mission de service public inscrite dans l'activité et les valeurs du Groupe. Île-de-France Mobilités est la première autorité organisatrice de mobilité en Europe, dans un contexte de transformation profonde avec la mise en concurrence progressive de l'ensemble de son réseau.

Keolis Île-de-France a récemment été choisi par Île-de-France Mobilités comme nouvel opérateur de 28 lignes de bus et le T9 sur le territoire Seine Orly (Paris et Sud du Val de Marne).

Dans le cadre de la création de cette nouvelle structure, Keolis Grand Paris Seine Orly recrute un Assistant de Direction F/H pour l'ensemble du Comité de Direction. L'organisation est multi-sites ses différents Centres Opérationnels Bus (COB) situés à : Ivry-sur-Seine, Vitry-sur-Seine, Villeneuve le Roi, Orly et à venir Choisy le Roi.

Le poste est multi-sites et implique des déplacements réguliers entre les différents dépôts (siège social basé à Vitry-sur-Seine et Ivry-sur-Seine). 

Une présence sur les différents sites est indispensable afin d'assurer un accompagnement efficace de la direction et une bonne coordination avec les équipes.

Rattaché(e)au Directeur de la filiale l’assistant(e) de direction épaule le directeur dans ses diverses missions quotidiennes et assure la gestion administrative de la société et intervient en support pour

l’ensemble du Comité de direction. Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes, souvent confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. 

Missions :

Gestion des services généraux, du secrétariat, relations insitutionnelles :

• Rédaction et mise en forme des courriers
• Gestion des plannings, organisation de réunions et évènements pour les 9 membres du Comité de Direction
• Organisation et gestion des informations et documents
• Réception et transmission du courrier
• Administration des services généraux (commandes de fournitures, gestion des stocks...). Suivi de certains prestataires (factotum, coursiers...)
• Suivi des budgets de fonctionnements DGE
• Interface avec les relations institutionnelles IDFM (évènements...)

Appui au service marketing et commercial :

• Participation au reporting de l'entreprise (rapport annuel)
• Participation à l'organisation des évènements de l'entreprise

Appui au service des ressources humaines :

• Suivi des commandes des Tickets Restaurants des PMAD Keolis SA
• Suivi des temps de travail et des congés des salariés KSA
• Support dans la gestion administrative de certains dossiers ou instances

Profil : 

Niveau minimum Bac+2 souhaité dans le domaine du secrétariat / de l'assistanat / de la gestion de PME

Une expérience confirmée de minimum 3 ans dans un poste similaire

Compétences comportementales / savoir être:

• Rigueur, sens de l'organisation et de la gestion des priorités
• Résistance au stress, autonomie
• Aisance relationnelle et esprit de service
• Discrétion, polyvalence et agilité
• Sens de l'écoute, présentation soignée

Compétences techniques / savoir faire:

• Parfaite maîtrise des outils bureautiques Office 365
• Expression écrite et orthographe
• Appétence pour les chiffres
• Appétence pour l'informatique (IA...)

Il/elle est en contact quotidien avec différents services et intervenants; est exposé aux écrans.

Le poste est multi-sites et implique des déplacements réguliers entre les différents dépôts (siège social basé à Vitry-sur-Seine et Ivry-sur-Seine). Il/elle devra donc être mobile et à l'aise avec un environnement de travail réparti sur plusieurs sites.

Le poste ne prévoit pas de télétravail.